Un Programa de Prevención de Lesiones y Enfermedades (IIPP, por sus siglas en Inglés) es un programa de seguridad importante que se adapta a las operaciones de su empresa. Todos los empleadores de California con al menos un empleado están obligados a tener un IIPP eficaz por escrito y debe comprenderlo todo el personal. Y, un IIPP puede ayudar a reducir los costos al contar con la participación de la gerencia y los empleados.
Muchos lugares de trabajo tienen dificultades para comprender la importancia y los beneficios asociados con la inversión en un programa de seguridad en el lugar de trabajo, especialmente si nunca han tenido altos índices de lesiones o una inspección de la Cal/OSHA.
Tener y mantener un IIPP eficaz demostrará sus esfuerzos por proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable para sus empleados. Tanto si dispone actualmente de un IIPP como si es la primera vez que elabora uno, asegúrese de revisarlo y actualizarlo cada año para comprobar su eficacia.
Algunas de las ventajas de contar con un IIPP son la reducción de accidentes y lesiones, los costos de las demandas, el aumento de la satisfacción en el trabajo y el aumento de la productividad.
¿Quién necesita un IIPP?
Si usted es propietario de una empresa con uno o más empleados, ¡lo necesita! Más importante que necesitar un IIPP, es querer uno. No hay duda de que las lesiones pueden tener un gran impacto en su negocio, en la producción y en la moral de la empresa.
Otra razón para contar con un IIPP eficaz es evitar una sanción por no tenerlo. Cada año, la Cal/OSHA impone más multas a las empresas que infringen el reglamento IIPP que a cualquier otra norma.
¿Cómo creo un IIPP?
¡Qué bueno que preguntó! Para ayudarle a crear un IIPP completo específico para las operaciones de su lugar de trabajo, hemos desarrollado un IIPP Builder℠ en línea que es fácil de usar. Le guiará a través de las nueve partes de un IIPP y le hará preguntas sobre sus prácticas de seguridad actuales durante el proceso:
Nuestro IIPP Builder℠ incluye estas nueve secciones:
1. Responsabilidad: ¿quién maneja su IIPP?
2. Cumplimiento: ¿cómo siguen las normas los empleados?
3. Comunicación: ¿cómo informar a los empleados sobre su IIPP?
4. Evaluación de peligros: ¿qué peligros existen en su lugar de trabajo?
5. Investigación de accidentes/exposición: ¿qué causó un accidente/cuasi accidente?
6. Corrección del peligro: realizar cambios para mejorar la seguridad
7. Capacitación y entrenamiento: realizar las tareas del trabajo de forma segura
8. Acceso: su IIPP está a disposición de sus empleados
9. Historial de registros: documente las correcciones, los cambios y los éxitos de su IIPP
Sus respuestas le ayudarán a elaborar su programa de seguridad y a adaptarlo a su empresa. Cuando haya terminado de elaborar su programa, puede guardar una copia en su computadora o, si es titular de una póliza, puede guardarlo y volver a terminarlo más tarde, acceder a él en cualquier momento para editarlo o actualizarlo, y puede crear planes adicionales para diferentes ubicaciones.
1. Responsabilidad: ¿quién maneja su IIPP?
Un importante primer paso para desarrollar su IIPP es identificar quién está a cargo de su plan de seguridad y establecer sus funciones y responsabilidades. La persona o personas encargadas de su IIPP deben:
- Estar identificada(s) en su IIPP por escrito y contar con el respaldo total de la gerencia.
- Conocer los problemas de seguridad y salud de su lugar de trabajo y las medidas de control de peligros.
- Tener la autoridad y responsabilidad para realizar las correcciones necesarias e implementar el programa.
Comunicar a sus empleados quién está a cargo y es responsable de su IIPP.
2. Cumplimiento: ¿cómo siguen las normas los empleados?
La norma IIPP requiere que los empleadores establezcan un sistema/protocolo para garantizar que los empleados sigan las normas de seguridad de la organización. En otras palabras, necesita un cumplimiento sustancial. Para lograrlo, debe incluir un método para reconocer positivamente a los empleados que realizan y cumplen las prácticas de trabajo seguras y saludables. También debe incluir medidas disciplinarias para los empleados que no respeten sus normas de seguridad.
3. Comunicación: ¿cómo informar a los empleados sobre su IIPP?
Usted debe comunicarse con sus empleados en el idioma que ellos entiendan. La comunicación puede realizarse a través de cursos de capacitación, reuniones, anuncios, avisos por correo electrónico, memorándums, boletines informativos o a través de las actividades de su responsable de seguridad.
Algunos aspectos que hay que recordar:
- Conozca a su público y las mejores formas de comunicarse con éste.
- Sus comunicaciones de seguridad son más impactantes cuando implican la interacción de los empleados.
- Todos sus empleados deben conocer su IIPP y sus responsabilidades a la hora de seguir los procedimientos.
- La gerencia debe estar presente en las reuniones de seguridad periódicas y las reuniones deben ser abiertas, donde se converse libremente sobre la seguridad. Todo el personal o los miembros de la unidad deben asistir con la mayor frecuencia posible.
- Documente todas las reuniones de seguridad, incluidas las hojas de firmas de los asistentes, y conserve los registros durante al menos un año.
Sus empleados deben disponer de un medio para informar anónimamente de los peligros sin temor a represalias.
4. Evaluación de peligros: ¿qué peligros existen en su lugar de trabajo?
El cuarto elemento de su IIPP es la evaluación de peligros. El objetivo de realizar una evaluación de peligros es identificar un peligro antes de que se produzca una lesión. Los lugares de trabajo con las culturas de seguridad más sólidas dan prioridad a la evaluación de riesgos y a la mitigación de peligros detectados mediante una gestión periódica y activa del riesgo.
A continuación se indican algunas cosas que puede hacer para mejorar su cultura de la seguridad en este ámbito:
- Realizar evaluaciones de riesgos, también llamadas inspecciones, de su lugar de trabajo cuando sea necesario (diariamente, semanalmente, etc.). Para aclarar, dependerá de la exposición o el riesgo del trabajo, proyecto o tarea en cuestión. Por ejemplo, en un sitio en construcción lo mejor sería llevarlas a cabo diaria o semanalmente y, en algunos casos, varias veces al día cuando tiene varios turnos o personal que rota. Recuerde que cuanto más identifique y mitigue los peligros, más seguros estarán sus empleados.
- Involucre a sus empleados. No confíe únicamente en la gerencia para realizar sus inspecciones. Capacite a todos sus empleados sobre cómo identificar los peligros en su entorno de trabajo. Esto ayudará a aumentar la conciencia del peligro en sus actividades cotidianas. Haga lo mismo con la mitigación de peligros.
- Realice un Análisis de Riesgos Laborales (JHA, por sus siglas en Inglés). El JHA le permite identificar todos los pasos básicos del trabajo o tarea en cuestión e identificar dónde pueden existir peligros potenciales. Resulta muy útil cuando los empleados desempeñan sus tareas de un modo que no se ajusta a las políticas y procedimientos de la empresa. Si es así, averigüe por qué. Es posible que haya un peligro con el que estén teniendo dificultades que les impida hacerlo correctamente o que hayan ideado una forma más eficaz y segura de realizar el trabajo.
5. Investigación de accidentes/exposición: ¿qué causó un accidente/cuasi accidente?
Las investigaciones de accidentes deben realizarse por un supervisor o gerente capacitado y, siempre que sea posible, incluir a sus empleados. Ellos son trabajadores de primera línea y pueden aportar una perspectiva única de por qué ocurrió algo. Sea cual sea el método que utilice para determinar la causa del accidente o cuasi accidente, debe responder a estas preguntas fundamentales:
- ¿Qué sucedió?
- ¿Cómo sucedió?
- ¿Por qué sucedió?
- ¿Qué hay que corregir?
- ¿Cuándo se completará la corrección?
Descubrir los factores subyacentes que pueden haber contribuido al incidente le ayudará a evitar que se repita en el futuro.
6. Corrección del peligro: realizar cambios para mejorar la seguridad
Una vez observados o descubiertos los peligros mediante una investigación de accidentes o una evaluación de riesgos, deben abordarse de manera oportuna, en función de la gravedad del peligro. Sin embargo, si existe un peligro inminente y no puede solucionarse de inmediato sin poner en peligro a los empleados o la propiedad, retire del área a todo el personal expuesto, excepto a aquellos que sean necesarios para corregir la condición peligrosa.
A los empleados que corrijan la condición peligrosa se les proporcionará capacitación eficaz, el equipo necesario y equipo de protección personal (PPE, por sus siglas en Inglés). Puede empezar por capacitar a sus gerentes y supervisores en la Jerarquía de controles. La Jerarquía de controles describe cinco formas de eliminar o reducir el riesgo y, si es posible, puede aplicar uno o varios de estos métodos.
- Empiece por el que sea más eficaz, elimine el material o el proceso siempre que sea posible.
- Sustituya el material o proceso por otro menos peligroso.
- Implemente controles de ingeniería. Un cambio físico como la instalación de barreras o la distancia ayudará a proteger a sus empleados de la condición peligrosa.
- Controles administrativos: este método incluye cambios en los procedimientos, la capacitación, las señales de advertencia y las etiquetas. LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS NO ELIMINAN LOS PELIGROS, sólo los limitan o evitan la exposición de sus empleados a ellos.
Por último, los equipos de protección personal, o PPE, como guantes, respiradores, cascos, gafas de seguridad o similares, son el medio menos eficaz para controlar los peligros.
7. Capacitación y entrenamiento: realizar las tareas del trabajo de forma segura
La capacitación y la instrucción son una parte importante de cualquier IIPP. Una capacitación eficaz ayuda a los trabajadores a aprender bien su trabajo, refuerza las buenas ideas y prácticas, aporta nuevas ideas y activa el programa de seguridad de su empresa. La capacitación sistemática recuerda a sus empleados que existen peligros y que nadie es ajeno a los accidentes.
La capacitación en seguridad debe abarcar todos los temas pertinentes y llegar a todos los empleados afectados. Centre su capacitación en los peligros identificados y ofrezca la capacitación cuando:
- Se incorpore un nuevo empleado.
- Se asigna una nueva tarea.
- Se introducen nuevos procedimientos o equipos.
Recuerde que la capacitación debe ser interactiva e incluir demostraciones prácticas siempre que sea posible. Si usted no puede llevar a cabo sus propias capacitaciones obligatorias, debe recurrir a un consultor externo, una consulta con la Cal/OSHA, proveedores, su compañía de seguros o su agente de seguros para obtener ayuda.
8. Acceso: su IIPP está a disposición de sus empleados
Cal/OSHA requiere que todos los empleados tengan acceso a una copia del IIPP escrito por su empleador por uno de estos dos métodos:
- Por medio de un servidor o sitio web de nuestra empresa, lo que permite a los empleados revisar, imprimir o enviar por correo electrónico una copia del IIPP.
- Si lo solicitan, proporcione a los empleados acceso a una copia impresa o electrónica del IIPP a través de su supervisor o recursos humanos puede proporcionar una copia del IIPP en un plazo de cinco (5) días hábiles a partir de la recepción de la solicitud.
9. Historial de registros: documente las correcciones, los cambios y los éxitos de su IIPP
Durante una inspección de Cal/OSHA, se revisarán sus registros para verificar si realizó reuniones de seguridad, evaluaciones de riesgos y capacitaciones. Los inspectores desearán ver los cambios realizados para evitar que se repita el mismo peligro/incidente similar.
Por este motivo, los lugares de trabajo deben conservar un IIPP por escrito y documentación sobre cómo se llevan a cabo los elementos de su IIPP. Estos registros demostrarán la eficacia de su programa general.
Otros elementos comunes en la conservación de registros son:
- Medidas disciplinarias de los empleados (según corresponda).
- Registros de las reuniones de seguridad que incluyan la fecha, los temas tratados y los nombres de los asistentes.
- Registros de las inspecciones de seguridad que incluyan la fecha, el peligro, la medida correctiva y la fecha de finalización.
- Investigaciones de accidentes que incluyan la fecha, lo sucedido, cómo se va a prevenir y la fecha de finalización.
- Registros de capacitación de los empleados en materia de seguridad que incluyan la fecha, el tema de la capacitación y la fecha en que se llevó a cabo.
- Permisos de operación aplicables cuando se trabaja con asbesto, plomo, etc.
- Los registros de sustancias peligrosas, como las Hojas de datos de seguridad (SDS, por sus siglas en Inglés).
